01.01.2027
Im Spotlight, Ausgabe 1
mesonic WinLine erstellt und verarbeitet E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD: Erstellen, Empfangen, Prüfen und Buchen in einem System, ohne Zusatztool. Bei der revisionssicheren Archivierung unterstützt das Modul WinLine ARCHIV.
Stand: 09/2026
Seit 2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 2027
Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Bei höchstens 800.000 € gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Ab 2028
Grundsätzlich für alle inländischen B2B-Rechnungen.
Hier klickenE-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer ab wann betroffen ist
XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Auftragsbearbeitung.
Per Drag & Drop aus dem Postfach übernehmen.
Automatische Prüfung, Freigabe per Workflow.
In der FIBU verbucht, im WinLine ARCHIV abgelegt.
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat. Vier Punkte sollten Sie kennen.
Eine per E-Mail versandte PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung: Sie lässt sich lesen, aber nicht automatisch verarbeiten. In der Übergangszeit bleibt sie mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format. So kann Ihre Software sie ohne Abtippen übernehmen.
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten annehmen können – unabhängig davon, wann Sie selbst umstellen.
Entspricht eine Rechnung nicht den Vorgaben, kann das den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Eine Prüfung beim Eingang schafft Klarheit.
Vom Ausgang bis zum Archiv bleiben Ihre Rechnungen in einem System. Sie wechseln weder das Programm noch übertragen Sie Daten von Hand.
WinLine eBILLING
Sie geben Rechnungen direkt aus der Auftragsbearbeitung als XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931 aus. WinLine versendet sie automatisiert per E-Mail. Welches Format Ihr Kunde erhält, legen Sie einmal im E-Billing-Schema am Kundenkonto fest.
WinLine BELEG PRO
Eingehende E-Rechnungen übernehmen Sie auf drei Wegen: per Drag & Drop, zum Beispiel direkt aus dem E-Mail-Programm, aus einem Verzeichnis oder beim Buchen und Erfassen. Eine Vorschau zeigt die XML-Rechnung in lesbarer Form. WinLine erstellt und verarbeitet E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931.
Validitätsprüfung und CRM-Workflow
WinLine prüft jede E-Rechnung beim Einlesen und zeigt Fehler einzeln an. Fehlende oder fehlerhafte Felder können Sie korrigieren. Die Freigabe läuft über ein Genehmigungsverfahren im CRM-Workflow.
WinLine FIBU und WinLine ARCHIV
Nach der Freigabe steht der Buchungssatz im Buchungsstapel der Finanzbuchhaltung bereit. Das WinLine ARCHIV legt die E-Rechnung im Original ab und unterstützt die revisionssichere Archivierung, die zusammen mit Hardware und internen Abläufen als Gesamtkonzept entsteht.
Eingang, Prüfung und Freigabe
Die XML-Rechnung erscheint in lesbarer Form, daneben der Fall im Workflow mit Buchungsdaten, Anlagen und dem nächsten Freigabeschritt.
SchließenKonverter und Zusatztools erzeugen oder lesen E-Rechnungen, arbeiten aber neben Ihrem ERP. In WinLine ist die E-Rechnung Teil des Systems.
mesonic WinLine ist Business Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Handel, Dienstleistung und Industrie. Die Komplettlösung deckt ERP, CRM und PPS ab und wird von mehreren Tausend Anwendern eingesetzt.
Der Stammsitz von mesonic befindet sich in Mauerbach in Österreich, der deutsche Standort in Scheeßel in Norddeutschland. Den Vertrieb und die Betreuung übernehmen zertifizierte Partner.
Stand: 10/2026
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Normenreihe EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung. Gelegentlich wird sie auch „Erechnung“ geschrieben.
Ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer. Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025.
Nur in der Übergangszeit und nur mit Zustimmung des Empfängers: bis 31.12.2026, bei einem Gesamtumsatz im Vorjahr von höchstens 800.000 € bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ja, unter anderem für: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV); Fahrausweise (§ 34 UStDV); Kleinunternehmer beim Ausstellen (§ 34a UStDV), Empfang bleibt Pflicht; bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (§ 14 Abs. 2 UStG); Leistungen an Nichtunternehmer (B2C).
Beide sind E-Rechnungen nach EN 16931, unterscheiden sich aber in der Form. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung, ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Als E-Rechnung gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (FAQ des Bundesfinanzministeriums).
Für die E-Rechnung selbst nicht: Ihre Angaben liegen strukturiert in der XML-Datei und werden direkt gelesen statt aus einem Bild erkannt. Texterkennung bleibt nur für Rechnungen auf Papier oder als einfaches PDF, die in der Übergangszeit noch eingehen können – bis Ende 2026, bei Ausstellern mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
WinLine erzeugt die XRechnung wahlweise in der Syntax CII oder UBL. ZUGFeRD/Factur-X entsteht als hybride Datei, also als PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in CII-Syntax, auf Wunsch auch als reine XML-Datei; neben dem Profil EN 16931 (Comfort) ist auch das Profil Extended möglich. Dazu kommen weitere Formate wie das österreichische ebInterface in den Versionen 4.3 und 6.1. Formate wie Peppol BIS Billing oder E-Rechnungsformate anderer EU-Länder lassen sich ergänzen.
WinLine liest ZUGFeRD/Factur-X in den Profilen EN 16931 (Comfort) und XRechnung ein, die XRechnung in UBL-Syntax nach EN 16931 als Rechnung (Invoice) und als Gutschrift (CreditNote) sowie ebInterface 6.1. Bei Bedarf lassen sich weitere Formate ergänzen, etwa ZUGFeRD Extended, XRechnung Extension oder Peppol BIS Billing.
Nein. Versand, Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung erfolgen in WinLine mit den Modulen eBILLING, BELEG PRO und ARCHIV.
Ja, der Empfang über ein E-Mail-Postfach genügt. Die Rechnung übernehmen Sie anschließend zum Beispiel per Drag & Drop in WinLine.
Für die Einrichtung der E-Rechnung empfehlen wir die jeweils aktuelle WinLine-Version. Ihr WinLine-Partner prüft, ob ein Update nötig ist.
Für den Versand WinLine FAKT und eBILLING. Für Empfang und Verarbeitung WinLine BELEG PRO und für die Archivierung das WinLine ARCHIV. Möchten Sie auch unsere Workflows nutzen, kommt das WinLine CRM hinzu.
Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie Versand und Empfang in Ihrem Alltag aussehen. Die Nachfrage steigt bis zum Stichtag – jetzt planen.
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Bitte prüfen Sie Ihre Angaben und senden Sie das Formular erneut. Falls es weiterhin nicht klappt, schreiben Sie uns an vertrieb@mesonic.com.
Ausgabe 3
Daten aus allen Bereichen der WinLine auswerten und im Cockpit darstellen.
Ausgabe 2
Der KI-Assistent direkt in der WinLine: Auswertungen, Filter, Workflows und Aufgaben aus einem Satz.
Weitere Ausgaben folgen. Das ganze Programm der WinLine (öffnet neues Fenster) finden Sie auf mesonic.com (öffnet neues Fenster).
